Matkustusohjesääntö

1. Yleistä matkakustannusten korvaamisesta

Tässä ohjeistuksessa määritellään seuran palkattujen työntekijöiden ja muussa sopimussuhteessa olevien henkilöiden matkakustannusten (kulukorvaus) korvaamisperiaatteet. Korvausmenettelyssä noudatetaan urheilujärjestöjä koskevan työehtosopimuksen mukaista menettelyä sekä verottajan antamia ohjeita koskien työntekijän kulukorvauksia ja niiden verottomuutta tapauksissa joissa vapaaehtoistyöntekijällä on sopimus seuran kanssa (esim valmentajat). Kaikki matkakorvaukset ja päivärahat ovat hakijan henkilökohtaista tuloa ja ne ilmoitetaan myös työnantajan toimesta verottajalle.

Kulukorvaus on korvaus toteutuneista ja jäljitettävistä kuluista. Korvauksen periminen muilla perusteilla on ehdottomasti kielletty.

2. Palkatut työntekijät

Seuran vakituisessa työsuhteessa olevien työntekijöiden osalta noudatetaan työsuhteeseen liittyvän työehtosopimuksen mukaista menettelyä. Mikäli työsuhdetta ei ole sidottu mihinkään tiettyyn työehtosopimukseen, noudatetaan urheilujärjestöjä koskevaa työehtosopimusta

Kaikista korvattavista matkoista tulee sopia etukäteen työnantajan kanssa. Matkalla täytyy olla seuran johdon hyväksyntä joko osana työsopimusta (matkustus määritelty) tai erikseen sovittaessa myös muissa työhön liittyvissä tehtävissä.

Työsuhteessa olevan matkoja kodin ja työpaikan välillä ei korvata (ks. vero-ohjeet). Nämä työntekijä voi vähentää omassa verotuksessaan työmatkakuluina.

3. Valmentajat ja muut vapaaehtoistyöntekijät (sopimukselliset)

Valmentajat eivät ole työsuhdelain mukaisessa työsuhteessa seuraan vaan ainoastaan sopimussuhteessa tiettyä tehtävää varten. Sopimussuhde astuu voimaan valmentajasopimuksen allekirjoituksen jälkeen ja on pääsääntöisesti voimassa kunkin kauden loppuun tai kunnes se katsotaan päättyneeksi. Oikeus kulukorvauksiin syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu ja seura on sen omasta puolestaan hyväksynyt. Kulukorvauksia maksetaan vain vastuuvalmentajalle sekä enintään yhdelle kakkos-/apuvalmentajalle joukkuetta kohden.

Seura sitoutuu maksamaan sopimusvalmentajalle johtokunnan sopimusvuodelle määrittelemää kulukorvausta myös kodin ja harjoituspaikan välisistä matkakuluista kulloisenkin vuoden verottomien matkakulujen mukaisesti. Edellytyksenä maksamiselle on että valmentaja täyttää matkoista seuran virallisen kulukorvauslaskun. Lasku on ensin hyväksyttävä joukkueessa (rahastonhoitaja), jonka jälkeen lomake toimitetaan seuralle maksettavaksi. Pelkästään seuran maksettavaksi tuleva kulukorvauslasku voidaan hyväksyä myös seurasihteerin toimesta. Tarvittaessa laskusta voidaan pyytää lisätietoja. Joukkueiden maksamat kulukorvaukset veloitetaan samalla lomakkeella ja joukkueen rahastonhoitajan on hyväksyttävä matkalasku. Joukkueen maksamat korvaukset maksetaan keskitetysti seuran kautta (maksutiedot välittyvät tällöin myös verottajalle). Muut maksutavat ovat kiellettyjä.

Matkakuluja voi periä enintään kahdelta maksukuukautta edeltäneeltä kuukaudelta (KOSKEE MYÖS JOUKKUEEN MAKSAMIA KORVAUKSIA!). Mikäli tästä joudutaan poikkeamaan, maksun suorittamiseen on haettava lupa seuran johtokunnalta ja joukkueen kyseessä ollessa joukkueen johtoryhmältä, joukkueen rahastonhoitajan hyväksyntä on PAKOLLINEN. Hakemuksesta tulee käydä ilmi hyväksyttävissä oleva syy myöhästymiselle.

4. Muuta huomoitavaa

Järjestöllä ei ole olemassa mitään maksupakkoa vapaaehtoistyöntekijöiden matkakorvauksiin. Käytäntö on täysin vapaaehtoista ja järjestön itse päätettävissä, järjestö voi myös määritellä itse korvausrajat kunhan ne eivät ylitä verottajan antamia ohjeita. 2018 kulukorvausten enimmäismäärä ei saa ylittää 2000€ mikäli korvaus halutaan maksaa verottomana. Lisätietoa>

Seuran maksamien kulukorvauksen piiriin ei kuulu:

  • Joukkueiden omat turnausmatkat tai muut matka, joita seura ei ole osoittanut joukkueen kausisuunnitelmaan. Lähiturnausten osalta valmentajalla on oikeus laskuttaa seuralta matkakulut niiltä osin joita joukkue ei korvaa (esimerkiksi bensarahana tms.).

  • Kaikki matkat, joissa kulut katetaan seuran tai joukkueen varoista (kuljetukset ja ateriat/majoitus sisältyy matkaa).

5. Liitteet

 Vero-ohjeet 2019

Liikuntajärjestöjen TES (→ 31.1.2021)

Valtion matkustussääntö 2017


Hyväksytty seuran johtokunnassa 14.12.2016 - §8