Oulun Naisfutis ry:n säännöt | Sääntöjen uusiminen 2020/2021

TAUSTAA MUUTOKSILLE - Säännöt ja niiden perusteet ovat vapaasti kommentoitavissa! 

Kommentit voit antaa suoraan lomakkeella tai sähköpostilla (Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.).

Tilikausi ja kokoukset

Nykyinen kahden kokouksen malli on turhan raskas ONS:n kokoiselle yhdistykselle. Seuran perustamisesta on kulunut sen verran kauan että monet menettelytavat ovat jääneet kehityksestä jälkeen (puhumattakaan käytössä olevien resurssien pienenemisestä; tekijöitä on vähemmän).

Seuran toiminta ei katkea siihen kun pelikausi loppuu tai tilikausi vaihtuu, vaan jatkuu katkeamattomana siihen asti kunnes yhdistys jostain syystä lakkautetaan. Sama pätee periaatteessa myös yksittäisiin joukkueisiin. Yhtään joukkuetta ei lopeteta ja käynnistetä uudelleen kauden vaihtuessa vaan joukkue siirtyy tavallaan uuteen vaiheeseen kehityksessään.

Seuran ylin päättävä elin on seuran kokous. Viime vuosina trendi on ollut osallistujien suhteen laskeva, eikä esimerkiksi ONS:n vuosikokouksissa ole ollut tungokseen asti tulijoita – paitsi jos käsitellään isoja menoja. Vuosikokouksen valmistelun menee paljon resursseja ja asioiden käsittely kahdessa eri kokouksessa ei ole enää loogista siihen verrattuna että seura toimii joka tapauksessa vuosi -sykleissä – esimerkiksi meidän ”katto-organisaatio” (Palloliitto) ja kaikki viranomaiset (kuten Verottaja) noudattavat kalenterivuotta. Lisäksi GDPR:n tultua käyttöön ja oman, riskialttiin jäsenrekisterin ylläpidon sijaan siirryttiin käyttämään Pallolliiton Pelipaikkaa, joka kattaa kaikki seuran varsinaiset vuosijäsenet. Näin ollen seuran jäsenkausi on yksi kalenterivuosi.

Seuran tilikausi on alun perin ollut kalenterivuosi mutta seuran syyskokouksessa 3.10.2012 päätettiin muuttaa tilikausi vastaamaan joukkueiden toimintakautta, taustalla oli ilmeisesti ajatus siitä että taloudelliset vastuut joukkueissa kohdistuisivat kunkin kauden vastuunkantajiin. Käytännössä kuitenkin esimerkiksi joukkueen taloudesta vastaava toimihenkilö on vastuussa vain siitä ajasta, jona hän on ollut tehtävää hoitamassa. Jos rahastonhoitaja luopuu tehtävästään kesken kauden, hänen vastuu tekemisistään päättyy joukkueessa siihen ja mahdollisen uuden toimihenkilön alkavat samalla. Näitä henkilövaihdoksia – ei ainoastaan taloudesta vastaavien, vaan myös muiden vastuunkantajien osalta – tapahtuu läpi vuoden. Lopullinen vastuu taloushallinnon tehtävistä niin joukkueissa kuin seuran hallinnossakin päättyy vasta kun toimintakauden tilinpäätös on tarkastettu ja hyväksytty.

Myös joukkueiden toimintakauden vaihtuminen ei välttämättä tapahdu lokakuun lopussa. Osa joukkueista lopettaa kauden jo syys-lokakuun vaihteessa ja saattaa aloittaa uuden jo lokakuun alussa. Tämä yksinkertaisesti siitä syystä että turnausten ja pelien osalta mitään taukoa ei ole vaan toiminta pyörii nykyään läpi vuoden.

Joukkueiden talouden suunnittelun kannalta on myös ollut ongelmallista seuran kausimaksun suuruuden arviointi. Jos lopullinen maksun määrä vahvistuu vasta marras-joulukuulla, tulevan kauden budjetointi alkukauden osalta on hankalaa. Kausimaksua ei ole mikään pakko määrittää kauden alussa, se voidaan ihan hyvin tehdä myös muulloin.

Vuosikokous

Mitä sitten yksi vuosikokous pitäisi sisällään? Käytännössä kaikki ne asiat, jotka yhdistykseltä vaaditaan, jotta toiminta täyttää lain ja viranomaisten asettamat vaatimukset. Edellä olevassa sääntövertailussa (ehdotus 10) on kaikki ne asiat, jotka yhdistyksen / seuran päättävässä vuosikokouksessa tulee käsitellä.

Tilikauden talousasiat menevät normaalilla kalenterivuosisyklillä eikä tällä ole mitään vaikutusta esimerkiksi joukkueen taloushallintaan. Talousvastaavien vastuut ja velvollisuudet menevät edellä olleen mallin mukaisesti ja joukkueet eivät tee virallisia tilinpäätöksiä.

Toimintasuunnitelman tulisi käsittää pidempi aika kuin vain kulloinenkin kausi. Jo nyt on havahduttu ongelmaan jossa uusi kausi pitäisi aloittaa toimenpiteillä, jotka olisi pitänyt ennakoida ja aloittaa jo useita kuukausia ennen kauden vaihdetta. Samaten se mitä tapahtuu kauden vaihduttua pitäisi olla jo ”suunnitelmissa” valmiina 3-4 kk ajalta. Toimintasuunnitelman tulisi siten käsittää paitsi kuluva toiminnallinen kausi, myös seuraavan alku vähintään 3-4 kuukaudelta.

  • jokainen seuran joukkueista laatii oman kausi-/toimintasuunnitelman tulevalle kaudelle tiettyyn ajankohtaan mennessä (loka-marraskuu, mahdollisesti myös vuoden loppuun).
    → Joukkue hyväksyy → toimitetaan seuralle

  • seuran hallinto laatii koko seuraa koskevan yhteisen toimintasuunnitelman (koostettu seuran hallinnon ja joukkueiden suunnitelmista) ja se ulottuu seuraavan toiminnallisen kauden ensimmäiselle 4 kuukaudelle (varmistetaan se, että toiminta jatkuu saumattomasti ns ”pelikauden” vaihtuessa).
    → hallitus tuo suunnitelman vuosikokoukseen vahvistettavaksi. Ennen vuosikokousta voidaan vielä päivittää suunnitelmaa ensimmäisten toimintakuukausien perusteella.

  •  seuran hallinto laatii lisäksi erillisen, hallintoa koskevat suunnitelman (tämä on pelkästään hallinnon asioihin painottuva ja hallinnon sisäiseen käyttöön tarkoitettu asiakirja).

Toimintakertomus käsittäisi edelleen pääosin samat asiat kuin nytkin. Varsinaisen toiminnan osuus alkaisi, kuten nytkin, uuden pelikauden alusta, ja päättyisi tilikauden loppuun (31.12.) Jatkuvuuden takaamiseksi myös toimintakertomus sisältäisi osan edellisen kauden tapahtumista (arviona siitä, miten toiminnassa on onnistuttu ja vaatiiko tapahtuneet suunnitelman muuttamista…)

Johtokunnan/hallituksen toimikausi muuttuu vuosikokousten aikataulua vastaavaksi. Uusi johto aloittaa vuosikokouksesta ja toimii seuraavaan vuosikokoukseen asti ellei välillä pidetä ylimääräisiä kokouksia, joissa hallinnon kokoonpanoa muutetaan.

Hallituksen kokoonpano on (puheenjohtaja mukaan luettuna) 6-8 jäsentä. Hallitus ei voi täydentää kokoonpanoa mikäli siihen valittuja jäseniä jää pois toiminnasta kesken kauden. Mikäli sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja jäävät pois, pitää seurassa järjestää ylimääräinen vuosikokous uuden hallituksen nimeämiseksi.

Jos taas jäsenistä enintään 4 jää pois, hallitus on edelleen toimiva mikäli kaikki loput (joista yhden on oltava vähintään varapuheenjohtaja) ovat paikalla kokouksessa. Jos jäsenmäärä putoaa alle 4:n pitää valita uusi hallitus.

Vuosikello

vuosikello2021